QUY TRÌNH NHẬN ĐẶT PHÒNG KHÁCH SẠN

Nhận đặt phòng khách sạn là công việc hàng ngày của nhân viên đặt phòng hoặc nhân viên lễ tân trong khách sạn. Quy trình đặt phòng khách sạn không phức tạp nhưng đòi hỏi sự cẩn thận để tránh xảy ra nhầm lần, gây phiền phức cho khách hàng.  Quy trình nhận đặt phòng khách sạn gồm 6 bước cơ bản:

Xác định yêu cầu đặt phòng

Nhân viên cần lưu lại các thông tin sau:

Thông tin cá nhân cơ bản của khách lẻ hoặc khách đoàn: Họ tên tên khách, tên đoàn khách, họ tên người đăng ký; Địa chỉ, số điện thoại, số fax (kể cả mã vùng), email của khách; Số lượng khách (nếu khách đi theo đoàn)

Thông tin cơ bản về việc đặt phòng: Ngày, giờ đến của khách và thời gian lưu trú; Số lượng phòng và loại phòng; Giá phòng và hình thức thanh toán; Loại đặt phòng; Các yêu cầu khác của khách.

Kiểm tra khả năng đáp ứng của khách sạn

Khi tiếp nhận yêu cầu đặt phòng của khách, nhân viên đặt phòng phải kiểm tra trên hệ thống phần mềm quản lý của khách sạn để kiểm tra xem số lượng phòng, loại phòng còn trống có đáp ứng yêu cầu của khách hàng hay không.

Chấp nhận Overbooking – hoạt động nhận đặt phòng lớn hơn khả năng thực tế của khách sạn với một tỷ lệ phần trăm nhất định nhằm tăng hiệu suất cung cấp phòng của khách sạn, tránh tình trạng khách ảo, khách đã đặt phòng nhưng không đến.

Nhập thông tin đặt phòng vào hệ thống

Nhân viên đặt phòng hoặc lễ tân nhập thông tin đặt phòng vào hệ thống đặt phòng trên máy tính theo mẫu

Có 2 loại mẫu đặt phòng:

Mẫu đặt phòng cho khách lẻ

Mẫu đặt phòng cho khách đoàn

Khách sạn xác nhận lại thông tin và lưu thông tin đặt phòng

Sau khi nhận đặt phòng nhân viên xác nhận lại thông tin đặt phòng của khác theo quy định của khách sạn để tránh sai sót, sau đó mọi thông tin của khách, thông tin về đặt phòng phải được lưu giữ và cập nhật đầy đủ trong hệ thống máy tính của khách.

Liên lạc với khách để khẳng định lại thông tin

Trước một khoảng thời gian nhất định trước ngày nhận phòng của khách (thông thường là 15 ngày đối với khách theo đoàn và 3 ngày đối với khách lẻ), khách sạn liên hệ với khách hàng để xác nhận lại thông tin về việc đặt phòng của khách hàng để xác nhận các trường hợp hủy bỏ hoặc thay đổi thông tin.

Cập nhật tình hình đặt phòng và chuyển cho bộ phận đón tiếp

Hằng ngày nhân viên phải cập nhật và tổng hợp tình hình giao dịch trong ngày để khách sạn nắm được tình hình khách, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ thủ tục cũng như phục vụ khách một các tốt nhất.

Đội ngũ truyền thông VAVC.