7 CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN LỄ TÂN KHÁCH SẠN CẦN LÀM TRƯỚC KHI ĐÓN KHÁCH

Nhân viên Lễ tân được xem như là gương mặt đại diện cho Nhà hàng – Khách sạn, là người đầu tiên tiếp xúc trực tiếp với khách hàng. Việc chăm sóc chu đáo, tận tình sẽ khiến khách hàng hài lòng, cảm giác họ luôn được chào đón, được quan tâm và chắc chắn khách sẽ muốn trở lại nhiều lần.

Để làm được điều này, khâu chuẩn bị trước khi đón khách cực kì quan trọng. Vậy những việc Nhân viên Lễ tân cần chuẩn bị trước khi đón khách là gì?

1. Kiểm tra để nắm rõ thông tin của khách:

Việc kiểm tra nắm rõ thông tin của khách hàng là một trong những yêu cầu tối thiểu nhân viên lễ tân cần phải làm trước khi đón khách. Cần nắm rõ thông tin cơ bản như tên, tuổi, nơi đến, số ngày lưu trú…và lưu ý những yêu cầu đặc biệt (nếu có) của khách hàng sẽ giúp việc đối chiếu thông tin được dễ dàng hơn.

Ngoài ra việc kiểm tra thông tin khách hàng giúp bạn xác nhận xem đó có phải là khách quen của khách sạn hay không? Nắm rõ được tâm lí khách hàng sẽ khiến cho việc phục được chu đáo, đúng yêu cầu của khách hàng hơn. Đặc biệt khi nhớ và gọi tên khách hàng cũng tạo được ấn tượng, dễ gây thiện cảm trong lòng khách hàng.

2. Chuẩn bị hồ sơ đăng ký trước và phân buồng dự kiến cho khách:

Đây là một trong những phần việc lễ tân cần làm để thực hiện các thủ tục check-in được nhanh và chính xác. Dựa trên các thông tin có trong phiếu đặt buồng do nhân viên đặt phòng chuyển sang, danh sách khách check-in trong ngày, nhân viên lễ tân thực hiện chuẩn bị hồ sơ đăng ký trước và phân buồng dự kiến cho khách. Lưu ý những khách muốn check-in sớm để bố trí công việc cho phù hợp.

3. Chuẩn bị các dịch vụ đưa đón sân bay nếu có:

Hiện nay, các khách sạn đều có dịch vụ đưa đón sân bay, đây được xem là một trong những dịch vụ khiến khách hàng hài lòng và đánh giá cao về chất lượng phục vụ tạ khách sạn. Vì vậy, nhân viên lễ tân và nhân viên đưa đón cần nắm được chi tiết lịch di chuyển của khách, đảm bảo đưa đón khách đúng giờ và đúng thời điểm.

4. Vệ sinh quầy lễ tân và khu vực sảnh đón tiếp:

Không gian phục vụ sạch sẽ và ngăn nắp là yêu cầu tối thiểu cần đối với khách sạn. Quầy lễ tân và khu vực sảnh lại càng phải chú trọng điều này. Vì đây sẽ là nơi đầu tiên mà du khách tiếp xúc và nán lại để hoàn tất các thủ tục check-in trước khi nhận phòng và sử dụng dịch vụ tại khách sạn. Do vậy, bạn hãy phối hợp nhịp nhàng với bộ phận buồng phòng, nhân viên vệ sinh công cộng để đảm bảo vệ sinh trước khi đón khách, lưu ý thêm tại các vị trí khác như cầu thang, thang máy, ghế ngồi chờ…

5. Liên hệ với Housekeeping về tình trạng phòng:

Đây là viêc bắt buộc cần làm để đảm bảo khách hàng không phải chờ đợi được nhận phòng dù đã đến giờ check-in theo quy định. Việc liên hệ với Housekeeping cũng là để xác nhận phòng đã được dọn sạch, được bày trí ngăn nắp đúng chuẩn quy định của khách sạn. Sẽ tạo điều kiện để khách hàng được check-in nhận phòng ngay khi vừa đến.

6. Liên hệ với Waiter/ Waitress để phục vụ khách:

Hầu hết khách sạn từ 3 sao trở lên đều phục vụ welcome drinks để chào mừng khách đến lưu trú tại khách sạn. Sau một chuyến di chuyển xa, việc được chào đón nồng hậu bởi sự tận tình của nhân viên, không gian thoáng, sạch cùng ly nước mát sẽ giúp tâm trạng của du khách cực kỳ tốt, khiến họ nhanh chóng và dễ dàng hơn trong việc đưa ra các quyết định sử dụng dịch vụ.

7. Giữ tâm lí thoải mái, tự tin để đón khách:

Đội ngũ nhân viên lễ tân chính là “bộ mặt” của khách sạn. Một nhân viên lễ tân niềm nở, thân thiện với nụ cười tươi trên môi, giao tiếp nhẹ nhàng, lịch sự, cử chỉ điềm đạm, linh hoạt, sử dụng ngoại ngữ lưu loát… sẽ là những điểm cộng lớn với du khách ngay từ lúc check-in và trong suốt thời gian lưu trú tại khách sạn.

Đội ngũ truyền thông VAVC.